Работа с тендерами

Что нужно для того, чтобы начать участвовать в тендерах?

 

Стоит ли вам заниматься тендерами?

Если вы стоите перед вопросом, стоит ли вам тратить время и усилия на участие в тендерах, то наверняка вам важно понять, сможете ли именно вы заработать на тендерах (и будет ли это выгодно для вашего бизнеса), что нужно для этого сделать (и, в том числе, сколько затратить), и какова вероятность того, что у вас получится?

Давайте разберем каждый из этих вопросов.

 

Сможете ли вы заработать на тендерах?

Это зависит в первую очередь от характера и структуры вашего бизнеса: какова его общая себестоимость, а также заложенная рентабельность.

Приведем пример: если вы занимаетесь, например, клинингом, и у вас большой офис, штат сотрудников, и заложенная рентабельность на уровне 50-100%, то, вероятно, для вас это будет не слишком выгодно. Потому что всегда найдется тот, у кого весь бизнес – это ведро, швабра и уборщица на «фрилансе», а заложенная рентабельность – порядка 20%, и его шансы победить в тендере (и притом заработать, не уйдя в минус) будет существенно выше.

Поэтому все зависит от того, какие у вас издержки и себестоимость. И если вы готовы работать на небольшой рентабельности, то попытаться стоит определенно.

От этого же зависит и вероятность вашей победы в тендере – важно, какая у вас цена, и насколько вы готовы снижаться, оставаясь в зоне рентабельности. Но также большое значение имеет и то, в скольки тендерах вы участвуете – никто не отменял статистику, вероятность и процент побед.

И если у вас хорошее ценовое предложение, и вы участвуете в тендерах много и часто, то рано или поздно у вас все получится. Потому что метод больших чисел – хороший метод. И чем больше вы участвуете в тендерах, тем выше шансы, что рано или поздно вы победите.

На практике существует два способа понять, насколько выгодны тендеры именно вашей компании.

Первый – проанализировать прошедшие тендеры, и на их примерах посчитать, насколько они для вас интересны с учетом всей сметы, уровня снижения, общей рентабельности и сопутствующих расходов. При этом, для полноты картины нужно проанализировать как минимум 10 тендеров.

Другой вариант – просто поучаствовать в 10 тендерах и разобраться на практике.

 

Что потребуется для участия в тендерах?

Давайте разберемся, как быстро и эффективно начать получать заказы через участие в тендерах. Итак, что нужно сделать для участия в тендерах, и каковы ваши первые шаги?

 

Шаг 1 – получение электронной цифровой подписи

Поскольку практически все тендеры проводится удаленно, в виде аукционов на электронных торговых площадках (и точно – все государственные), прежде всего стоит задуматься о получении электронной цифровой подписи (ЭЦП).

Что же такое электронная подпись?

По своей сути, электронная подпись является информацией в электронной форме, служащей для идентификации лица, подписывающего электронный документ, и выглядит как обычная USB флешка с установленным на нее цифровым сертификатом.

Получив электронную подпись для торгов, вы получаете возможность оформить доступ к торговым площадкам, и, соответственно, ко всей информации по интересующей вас закупке и участию в процедуре торгов.

После того как мы разобрались в том, что такое ключ электронной подписи, встает другой вопрос – где его получить?

Электронная подпись для участия в торгах оформляется в специализированных удостоверяющих центрах. Такой центр должен быть аккредитован уполномоченным государственным органом.

  • Очень важно проверить надежность удостоверяющего центра. Мы помогаем нашим клиентам оформить ключ электронной подписи через зарекомендовавшие себя партнерские удостоверяющие центры.

Актуальный перечень Удостоверяющих центров для получения ЭЦП всегда доступен на официальном сайте Министерства связи и массовых коммуникаций РФ — www.minsvyaz.ru.

Для этого вам необходимо зайти на этот сайт, и на главной странице в колонке «Важно» найти раздел «Аккредитация удостоверяющих центров».

Стоимость получения ключа электронной подписи, в зависимости от удостоверяющего центра и площадок, на которых вы планируете участвовать в торгах, будет варьироваться в районе 5 000 – 7 000 рублей.

 

Шаг 2 – аккредитация на электронных торговых площадках

Имея оформленный ключ электронной подписи, можно приступать к процедуре аккредитации на выбранных торговых площадках.

По сути, электронные торговые площадки — это сайты в сети Интернет. Аккредитация на этих площадках – ни что иное, как получение аккаунта (учетной записи) для участия в торгах. Если у вас нет этого аккаунта, участвовать в электронных торгах вы не сможете.

После прохождения процедуры аккредитации на электронной площадке вы получаете Личный кабинет, из которого подаются заявки на участие в электронном аукционе, проводятся сами торги, там же вы будете получать разъяснения по документации аукциона, информацию об итогах закупок и многое другое.

Для того чтобы пройти аккредитацию на площадках, необходимо собрать пакет документов, в который входят:

  • Стандартный перечень учредительных документов;
  • Выписка из ЕГРЮЛ;
  • Решение об одобрении крупной сделки (в котором учредители разрешают компании, в лице директора, совершать сделки на торгах в приделах суммы указанной в данном решении).

Также вам потребуется установить свой электронный ключ в браузер – для этого вам выдадут подробную инструкцию в удостоверяющем центре, или же можно воспользоваться платной услугой (там же).

Основные площадки для аккредитации:

                Единая информационная система в сфере закупок: http://zakupki.gov.ru/

        Федеральное казначейство: http://roskazna.ru/inaya-deyatelnost/zakupki-dlya-nuzhd-fk/

                Федеральная антимонопольная служба: http://fas.gov.ru/about/procurements/info/

                Росздравнадзор: http://www.roszdravnadzor.ru/about/procurement

                Росфиннадзор: http://www.rosfinnadzor.ru/govern_pay/

                Сбербанк: http://www.sberbank.ru/ru/fpartners/purchase/notification/supplier

 

Шаг 3 — поиск тендеров

Поиск тендеров может осуществляться вручную, через сайт http://zakupki.gov.ru – это сайт, на котором размещается вся информация по проводимым закупкам (это бесплатный вариант), или с помощью специализированных программ (например, Seldon).

В интернете вы найдете массу программ, которые помогут справиться с этой задачей, но большинство из них, конечно же, платные.

В частности, стоимость программы Seldon на сегодняшний день составляет порядка 40 000 рублей в год.

Другой вариант – программа Tender Manager System – на сегодняшний день стоит 39 000 рублей за год на одного пользователя.

Есть и более доступные варианты: например, в программе «Тендерплан» год обслуживания обойдется в 24 000 рублей, а в программе «Контур: закупки» – от 4 500 до 26 500 рублей в год в зависимости от выбранного функционала.

Теперь, когда выполнены все условия и найдены подходящие тендеры, мы переходим к одному из важнейших этапов – подготовка и подача заявки.

 

Шаг 4 – подготовка и подача заявки

Подготовка заявки начинается с анализа тендера.

Что нужно понимать:

  • Критерии, по которым заказчик будет оценивать претендентов (цена или акты выполненных работ);
  • Какие потребуются документы;
  • Сроки, в которые необходимо выполнить работы по контракту;
  • Общий объем работ по контракту;
  • Порог рентабельности (до какой суммы торговаться);
  • В каком порядке будут оплачиваться ваши услуги.

 

После того как проведен анализ, и есть понимание, что ваша организация соответствует всем критериям заказчика, а вас устраивают все условия контракта, начинается подготовка самой заявки, формируется пакет необходимых документов, и заполняется тендерная заявка в соответствии с аукционной документацией.

Очень важно внимательно заполнять заявку и не допускать ошибок, т.к. даже простая опечатка может стать причиной отклонения вашей заявки. И тогда вы не сможете участвовать в тендере, даже если были готовы предложить лучшие условия сотрудничества.

Подается заявка на электронную торговую площадку через личный кабинет, с помощью ключа электронной цифровой подписи.

Помимо этого, важно обратить ваше внимание на то, что для участия в большинстве тендеров требуется до подачи заявки, внести обеспечение.

Обеспечение заявки — это определенное количество денежных средств участника, которые блокируются на его счете, открытом при аккредитации на торговой электронной площадке в качестве гарантии его участия и достоверности предоставляемой информации.

После окончания процедуры закупки и подписания контракта поставщика с заказчиком, обеспечение заявки возвращается на счет участника.

Обеспечение заявки по закону составляет от 1% до 5% от начальной максимальной цены контракта.

В некоторых случаях заказчик может не требовать обеспечения заявки вообще.

В разных нишах требуются разные суммы обеспечения контракта, и зачастую они небольшие. Но нужно понимать, что для активного участия потребуется держать на площадках суммы для обеспечения 5-6 заявок.

В противном случае придется ждать, пока разблокируется обеспечение с предыдущей заявки, и участвовать в тендерах активно уже не получится.

 

Шаг 5 – заключение контракта

В случае победы в тендере для подписания контракта, как правило, требуется внести обеспечение исполнения контракта – это денежные средства, которое предоставляется победителем тендера при заключении контракта для покрытия возможного ущерба заказчика на случай неисполнения (некачественного исполнения) поставщиком своих обязательств.

Обеспечение исполнения контракта может вноситься как деньгами вашей организации, так и с помощью банковской гарантии.

Если вы внесли обеспечение контракта деньгами, то после подписания актов выполненных работ обеспечение исполнения контракта возвращается на ваш счет.

Для вывода этих средств достаточно написать письмо в свободной форме на имя директора или главного бухгалтера заказчика.

Но, если контракт вы не исполните, то заказчик имеет право удержать обеспечение контракта. А если вы вносили обеспечение контракта банковской гарантией, то банк выплатит сумму обеспечения заказчику и будет взыскивать эту сумму с вашей организации в судебном порядке.

Обеспечение контракта по закону составляет от 5% до 30% от суммы начальной максимальной цены контракта. Очевидно, что перечислять такие суммы заказчику на год не слишком приятно, поэтому иногда выгоднее воспользоваться банковской гарантией.

В некоторых случаях заказчик может не требовать обеспечения исполнения контракта.

Однако на практике минимальная цена банковской гарантии – 20 000 рублей, которые вам никто не вернет, и что для вас выгоднее – заплатить, например, 40 000, которые вернут через год, или 20 000, но навсегда, решать только вам. Тем более что иногда сумма обеспечения контракта может быть даже меньше стоимости банковской гарантии.

После того, как вы внесли обеспечение контракта, вы можете подписать сам контракт. После этого заказчик подписывает контракт со своей стороны.

Описанные выше этапы являются основными для подготовки и участия в тендерах. Именно по ним будет вестись работа в данном направлении, если вы примете решение работать с закупками.