Как решить вопрос с бухгалтерией?

Как выстроить бухгалтерию с нуля, …или что вас ждет после регистрации…

 

Итак, вы зарегистрировали ООО или ИП – или готовитесь к этому решительному шагу. Что дальше?

А дальше вас ждут удивительные времена. Как вы думаете, для чего вы создаете свой бизнес? Чтобы получать прибыль? Нет. Чтобы создавать что-то ценное и значимое? Нет. Чтобы оживить экономику страны? Тоже нет.

Вы создаете свой бизнес для того, чтобы вовремя сдавать все отчетности! Так, во всяком случае, думают налоговики. И с этим вам придется как-нибудь жить. Как? Об этом мы и поговорим.

 

«А что если не…», или «лучше не надо»

Наверняка у вас возникает вопрос – а что будет, если относиться к ведению бухгалтерии и сдаче отчетностей несколько… философски, и не вести ее вовсе? Ответ простой – ничего хорошего.

Последствия за непредоставление отчетности будут даже в том случае, если деятельность не ведется вовсе. Но здесь многое зависит от того, кем вы являетесь – ИП или ООО?

Для ООО ничего страшного, в общем-то, не случится: если юридическое лицо не подает признаков жизни, то есть в течение года не проводит никаких операций по банковскому счету и не сдает отчетность, то, согласно ст. 21.1 закона «О госрегистрации» N 129-ФЗ оно признается фактически прекратившим свою деятельность и получает статус недействующего.

Налоговики могут исключить такое юридическое лицо из ЕГРЮЛ и вменить учредителям в вину нарушение представления налоговой декларации по ст. 119 НК РФ и непредставление налоговому органу необходимых сведений по ст. 126 НК РФ.

А вот у ИП сложностей (по неведомым причинам) будет намного больше: в соответствии с 11 частью статьи 14 закона № 212-ФЗ, если у ФНС не будет сведений о полученных предпринимателем доходах, то ПФР будет рассчитывать сумму страховых взносов по формуле 8МРОТ * 26% * 12.

То есть, если вы не вели деятельность, но сдадите нулевой отчет, то заплатите 23 153,33 руб.; если не сдадите отчет за 2016 год, то сумма составит 154 852 рублей.

 

Нужны ли бухгалтерские услуги тем, кто работает в одиночку?

Если вы ИП, и работаете на основе УСН, ЕНВД или патентной системе налогообложения, у вас нет сотрудников и не особенно большие объемы, то, вполне вероятно, вы справитесь самостоятельно.

Но как только у вас появляется хоть один сотрудник, вы обязаны рассчитывать зарплату, удерживать НДФЛ, уплачивать за работника страховые взносы, ежеквартально сдавать отчетности РСВ-1 (в ПФР) и  4-ФСС (в ФСС), а также рассчитать и отпускные, больничные и декретные. Сделать это самостоятельно крайне сложно.

Если же у вас ООО, то, даже работая в одиночку, вы обязаны платить за себя как за директора все налоги и сдавать все вышеперечисленные отчетности – притом даже если вы не заключали с собой трудовой договор. Не беспокойтесь – вас, как и любое юрлицо, уже поставили на учет во всех фондах, и вам придется сдавать ежеквартальную отчетность.

Поэтому, кем бы вы ни были и чем бы не занимались в жизни и бизнесе, вам в любом случае стоит озаботиться системой ведения бухгалтерии.

 

От чего зависит способ организации бухгалтерии?

Дальше мы поговорим, какими способами можно организовать систему бухучета в компании, а пока зададимся вопросом: от чего будет зависеть выбор той или иной формы?

  • Система налогообложения – если на УСН (упрощенка) можно иной раз работать и без бухгалтера, то на ОСН (основная система с НДС) это практически нереально;
  • Наличие и количество сотрудников – чем их больше, тем сложнее и, соответственно, дороже окажется ведение бухгалтерии;
  • Активность вашей деятельности – сколько операций и как часто приходится проводить?
  • Наличие или отсутствие внешнеэкономической деятельности;
  • Сезонность бизнеса – если ваш бизнес простаивает полгода, очевидно, держать собственного бухгалтера нет никакого смысла.

 

Что такое бухучет?

Кстати, налоговый и бухгалтерский учет – это разные вещи. И это нужно понимать, чтобы правильно поставить задачи своему бухгалтеру или компании на аутсорсе.

Налоговый учет – это сдача налоговых деклараций, ведение кадрового учета, сбор и хранение подтверждающих документов, банковских и кассовых документов и пр.

Бухгалтерский учет – это расчеты с бюджетом, контрагентами и работниками, банковские и кассовые операции, учет и хранение документов, сдача отчетности, работа с дебиторской задолженностью и т.п.

Но заниматься вам придется, конечно же, и тем, и другим.

  • Впрочем, формально ИП не обязаны вести бухучет. Однако, вести налоговый учет, кадровый учет и сдавать отчетность все равно придется.

 

Способы организации бухгалтерии

Итак, давайте рассмотрим, какие возможны способы организации бухгалтерии и в чем их плюсы и минусы.

 

Штатный бухгалтер. А может быть, целый отдел бухгалтерии. Это как минимум один человек, который находится на вашем полном обеспечении. По данным russia.trud.com, зарплата обычного бухгалтера на 1 января 2016 года в среднем по России равна 40 тыс. рублей, а главного бухгалтера – 50 тыс. рублей.

Прибавьте к этой зарплате страховые взносы в ПФР и ФСС (около 34%), а также, возможно, отпуск, больничный и декретные выплаты. Помимо этого, вы должны создать условия для работы – как минимум стол, стул, принтер и компьютер с интернетом, а также специализированное программное обеспечение (программы для ведения бухгалтерского учета и консультационно-правовые системы, а также программы для сдачи электронной отчетности).

Очевидно, что брать бухгалтера в штат имеет смысл только в том случае, если вы ведете активную деятельность и у вас большой штат сотрудников.

В этом случае без бухгалтера, находящегося на месте, обойтись будет сложно.

 

Приходящий (или удаленный) бухгалтер. Он может работать у вас по совместительству или оказывать услуги как ИП. Последний вариант предпочтителен – тогда вы не платите страховые взносы на его зарплату.

Этот вариант хорош тем, что сумма оплаты работы бухгалтера сильно снижается, вам не нужно организовывать рабочее место, и бухгалтер, как правило, уже имеет необходимое программное обеспечение.

В чем минусы этих вариантов? Во-первых, квалификация – не всегда есть возможность заранее убедиться, насколько компетентен специалист, особенно если вы сами в этом не разбираетесь; более того, будучи даже в целом достаточно квалифицированным специалистом, он может не иметь опыта в какой-то конкретной сфере бухучета.

Кроме того, как говорил известный булгаковский персонаж, «человек не просто смертен, но и внезапно смертен», особенно в рамках компании, со всеми вытекающими последствиями. Кстати, не каждый бухгалтер согласится разгребать завалы, оставленные его предшественником.

 

Онлайн-сервисы для ведения бухгалтерии. Этот вариант самый «дешевый и сердитый» – вы самостоятельно ведете бухгалтерию и заполняете все отчетности, и не платите никому, кроме самой системы. Если у вас небольшие объемы (и, особенно, если вы один), это может быть оптимальным вариантом.

Однако, вам в любом случае придется разбираться в бухучете и системах налогообложения и тратить на это достаточное количество времени. И за каждую ошибку или просроченную отчетность отвечаете только вы сами.

 

Бухгалтерия на аутсорсинге. Вы отдаете ведение бухучета на откуп специализированному агентству, и они сами делают все, что нужно.

В чем плюсы этого варианта? Во-первых, у многих бухгалтерских компаний действует принцип «сколько вешать в граммах?» – вы можете заказать именно тот объем услуг, который вам нужен. И зачастую это может оказаться, пожалуй, самым дешевым вариантом.

Во-вторых – и это еще важнее – заключив договор с компанией, специализирующейся на бухгалтерском обслуживании, вы полностью снимаете с себя все юридические риски, поскольку теперь всю ответственность за ведение бухгалтерского и налогового учета несут они.

Это одно из главных отличий бухгалтерии на аутсорсинге перед собственным бухгалтером (штатным или приходящим), с которого взыскание доказательного ущерба в полной мере проблематично. И, главное, у компании, как правило, есть реальная возможность быстро компенсировать этот ущерб.

  • Обратите внимание: гарантии ответственности обслуживающей бухгалтерской фирмы должны быть прописаны в договоре!

При этом в бухгалтерских компаниях с максимальной гарантией найдется специалист, способный качественно выполнить вашу задачу, и вы не будете волноваться по поводу отпуска, болезни или декрета человека, отвечающего за бухгалтерию.